Používateľská príručka

Posledná zmena: 19. September 2018

Hlavná obrazovka

Po spustení aplikácie sa zobrazí hlavná obrazovka z ktorej je možné vyvolať nasledovné funkcie:

  • podpisovanie dokumentov,
  • overenie podpisu dokumentu,
  • overenie platnosti certifikátu,
  • zaručená konverzia z listinnej podoby do elektronickej podoby,
  • zaručená konverzia z elektronickej podoby do listinnej podoby.
Poznámka: funkcionalita zaručenej konverzie je prístupná len platiacim používateľom po prihlásení sa. Neprihlásený používateľ môže zároveň pracovať nanajvýš s tromi dokumentami súčasne.

Hlavná (úvodná) obrazovka

Obrazovka aplikácie Podpisuj.sk po spustení.

screenshot
Tlačidlo pre návrat na hlavnú obrazovku

Tlačidlo pre návrat na hlavnú obrazovku aplikácie.

screenshot

Prihlásenie

V prípade, že má používateľ resp. jeho organizácia platenú verziu aplikácie, je možné sa prihlásiť, čím sa sprístupnia platené funkcie. Po prihlásení je možné zároveň prejsť na portál organizácie a prezrieť si evidenciu vykonaných úkonov pre daného používateľa a organizáciu. Používateľ môže vystupovať v niekoľkých organizáciách, konkrétnu organizáciu si môže vybrať v hornej lište. Prihlásiť sa je možné len z hlavnej obrazovky.

Po prihlásení

Výber organizácie (aktuálna je zobrazená)

screenshot
Tlačidlo pre prihlásenie

Tlačidlo pre prihlásenie sa, zobrazené na hlavnej obrazovke

screenshot

Práca s dokumentami

Práca s dokumentami, či už podpísanými alebo nie, má na všetkých obrazovkách spoločné princípy. Ľavá časť je tvorená zoznamom, ktorý obsahuje dokumenty používateľa na ďalšie spracovanie (napr. podpis alebo overenie). Pravá časť obrazovky zobrazuje informácie o zvolenom dokumente resp. ďalšie nastavenia alebo informácie v závislosti od toho akú činnosť používateľ vykonáva (výstupný adresár, nastavenia podpisu, informácie o výsledku ...).

Zoznam dokumentov so zvýrazneným PDF dokumentom a jeho vlastnosťami
screenshot
Zoznam dokumentov so zvýrazneným podpisovým kontajnerom, jeho vlastnosťami a obsahom
screenshot

Pre každý dokument vložený do zoznamu je v zozname zobrazený aj farebný kód, ktorý informuje o stave pripravenosti dokumentu na ďalšie spracovanie alebo o výsledku spracovania. Kód je zobrazený formou farebnej kružnice alebo kruhu. Kružnica označuje dokument, ktorý je pripravený na ďalšie spracovanie (napr. podpis alebo overenie) a kruh označuje dokument, ktorého spracovanie prebehlo (napr. bol podpísaný). Zelenou farbou sú označené tie dokumenty, ktorých spracovanie prebehlo bez problémov a úspešne, oranžovou tie, u ktorých je isté obmedzenie a červenou tie, u ktorých nastala chyba pri spracovaní. Detailnú informáciu získa používateľ ak myšou nadíde nad farebný kód.

Podpisovanie dokumentov

Aplikácia podporuje podpisovanie ľubovoľných typov dokumentov, pričom podporuje nasledovné typy podpisov:

  • PAdES - vhodný pre podpisovanie PDF dokumentov. Výhodou tohto podpisu je jednoduchá výmena a možnosť čítať podpísané dokumenty v bežných aplikáciách, ako je napr. Adobe Acrobat Reader. Pre tento typ podpisu je zároveň možné určiť aj jeho umiestnenie v dokumente t.j. vytvoriť tzv. viditeľný podpis.
  • ASiCE - podpisový kontajner vhodný pre iné druhy dokumentov ako PDF. Dokument alebo dokumenty sú umiestnené do podpisového kontajnera. Výhodou je možnosť podpísať viacero dokumentov súčasne jedným podpisom.
V závislosti od typu dokumentu predvolí aplikácia najvhodnejší typ podpisu, ktorý je však v prípade možné zmeniť. K podpisu je možné pripojiť časovú pečiatku, avšak kvalifikovanú časovú pečiatku je možné použiť iba v platenej verzii aplikácie. Pred samotným podpisom je potrebné vybrať podpisový certifikát, ktoré aplikácia ponúka automaticky na základe dostupných čipových kariet.

Príprava PDF dokumentu na podpísanie - podpisový formát PAdES s viditeľným podpisom
screenshot
Príprava kancelárskeho dokumentu na podpísanie - podpisový kontajner ASiC-E
screenshot

Dokumenty určené pre orgány verejnej moci

Pri podpisovaní dokumentov, ktoré sú určené orgánom verejnej moci (napr. podania na ORSR alebo Slovensko.sk) je potrebné dokumenty vytvárať a podpisovať v súlade s výnosom č. 55/2014 Z. z.(Výnos Ministerstva financií Slovenskej republiky o štandardoch pre informačné systémy verejnej správy). Aplikácia tento súlad zabezpečí, ak je pred podpisom označená voľba "Upraviť dokumenty do formátu vhodného pre verejnú správu".

Voľba pre režim "Upraviť dokumenty do formátu vhodného pre verejnú správu"
screenshot
Kancelársky dokument transformovaný do formátu PDF v režime určenom pre verejnú správu
screenshot

Aplikácia v tomto režime transformuje vybrané druhy dokumentov do formátu PDF/A-1a, ktorý je v súlade s vyššie uvedeným výnosom, pokiaľ ide o formát dokumentov určených pre informačné systémy verejnej správy. Na tento účel využíva aplikácia voľne dostupný kancelársky balík LibreOffice. V prípade, že tento balík nie je nájdený je možné ho doinštalovať prípadne zadať cestu k nemu.

screenshot

Elektronické formuláre

Pri podpisovaní elektronických formulárov je potrebné postupovať rovnako ako pre podania určené orgánom verejnej moci a mať označenú voľbu "Upraviť dokumenty do formátu vhodného pre verejnú správu". Po vložení dokumentu do zoznamu vytvorí aplikácia pre formulár tzv. dátový kontajner XML údajov a pripraví ho na podpis.

Príprava elektronického formulára na podpísanie
screenshot
Elektronický formulár pripravený na podpis
screenshot

Na obrázku vpravo je vidno pripravený formulár, ktorý je vložený do dátového kontajnera. V závislosti od typu formulára zobrazuje aplikácia aj dostupné vizualizácie pre formáty HTML a PDF.

Aplikácia podporuje formuláre pre Obchodný register Slovenskej republiky (FUKO, FUNA, FUPA, FUPD, FUPE, FUPF, FUPH, FUPI, FUPJ, FUPK, FUPR, FUPS, FUPT, FUPV, FUPZ, FUV, FUVE, FUVH, FUVR, FUZA, FUZD, FUZE, FUZF, FUZH, FUZI, FUZJ, FUZK, FUZR, FUZS, FUZT, FUZV, FUZZ), ale aj formulár pre podanie elektronickej žaloby.

V prípade, že používateľ nemá označenú voľbu "Upraviť dokumenty do formátu vhodného pre verejnú správu" a dokument vložený na podpis je elektronickým formulárom, tak aplikácia na túto skutočnosť farebne upozorní (oranžovou kružnicou).

Overenie podpisu

Aplikácia vie overovať viacero druhov podpisov, medzi najčastejšie patria:

  • podpisy vyhotovené v súlade s nariadením eIDAS tzv. zdokonalené resp. kvalifikované zdokonalené podpisy
  • "historické" podpisy, tzv. ZEP-y, ktoré boli vytvárané v súlade s legislatívou platnou do 30.6.2016, ktoré sú však aj dnes niektorými inštitúciami (v rozpore so súčasnou legislatívou) naďalej vytvárané
Overenie sa spustí automaticky, hneď po vložení dokumentu do zoznamu. Výsledok overenia je vždy indikovaný farebne ako aj informáciou na pravej časti obrazovky.

Podpis v súlade s eIDAS

Pri overení si je potrebné všímať v prvom rade farebný kód v zozname dokumentov. Ak je zelený, tak je podpis (resp. všetky podpisy, ak ich je viac) platné. Zároveň je potrebné si overiť či ide o kvalifikovaný elektronický podpis (ikona zámku s logom EU) alebo nie. Na obrázkoch nižšie je zobrazený dokument, v pravej časti je možné vidieť detaily podpisu vrátane informácie o tom, že ide o kvalifikovaný elektronický podpis a informácie o podpisujúcom a ďalšie (napr. informácie o časovej pečiatke). Ikona lupy slúži na zobrazenie detailnej správy z overenia, ktorú je možné použiť v prípade šetrenia pri neplatných podpisoch.

Farebný kód je zobrazený aj pre jednotlivé podpisy a jeho význam je v súlade s nariadením eIDAS a jeho vykonávacími predpismi nasledovný:

  • zelená farba - podpis je platný (či ide aj o kvalifikovaný podpis, je možné zistiť z prítomnosti ikony zámku s logom EU)
  • oranžová farba - platnosť podpisu nie je možné určiť. Ide o prípade, kedy chýbajú informácie na určenie platnosti podpisu alebo vypršala platnosť certifikátu, ktorým bol podpis vykonaný a chýbajú doplnkové informácie o skutočnom čase podpisu (napr. časová pečiatka). Vo všeobecnosti sa odporúča takémuto podpisu nedôverovať.
  • červená farba - podpis je preukázateľne neplatný a neodporúča sa mu dôverovať

Výsledok overenia

Výsledok z overenia dokumentu. Ide o platný, kvalifikovaný, elektronický podpis a časovou pečiatkou.

screenshot
Správa z overenia

Správa z overenia zobrazená v prehliadači Adobe Acrobat Reader. Môže sa použiť pri detailnom šetrení platnosti/neplatnosti podpisu.

screenshot

Historický podpis - ZEP

Pri podpisoch, vytvorených podľa "starého" zákona o elektronickom podpise tzv. ZEP-y je možné základné, informatívne overenie, na ktoré aplikácia používa portál Slovensko.sk. Výhodou tohto použitia je, že je rýchlejšie a pohodlnejšie ako postupné overovanie súborov priamo na portáli.

Overenie ZEP-u

Príklad overenia ZEP-u. Informácia k overovanému dokumentu je zobrazená vpravo nad výsledkom overenia. V prípade, že ide o podpisový kontajner alebo iný dátový kontajner (tak ako v tomto prípade) je zobrazený aj jeho obsah, ktorý je možné otvoriť (v tomto prípade PDF dokument).

screenshot

Overenie certifikátu

Overenie platnosti certifikátu je možné vyvolať z hlavnej obrazovky ale vykonáva sa aj pri výbere certifikátu pred podpisom resp. pred zaručenou konverziou z listinnej podoby do elektronickej podoby. Aplikácia v ľavej časti obrazovky ukazuje zoznam pripojených zariadení (čítačiek a čipových kariet) a v pravej časti zoznam certifikátov na konkrétnom zariadení. Systém pre nájdené certifikáty automaticky overuje ich platnosť a výsledok indikuje farebne, podobne ako pri práci s dokumentami.

Výber podpisového certifikátu
screenshot
Overenie platnosti certifikátu
screenshot

Zaručená konverzia

Zaručená konverzia je definovaná zákonom 305/2013 v znení neskorších predpisov, v paragrafe 35. Konverzia je postup, pri ktorom je celý, bežne zmyslami vnímateľný, informačný obsah pôvodného

  1. elektronického dokumentu transformovaný do novovzniknutého dokumentu v listinnej podobe,
  2. dokumentu v listinnej podobe transformovaný do novovzniknutého elektronického dokumentu,
  3. elektronického dokumentu transformovaný do novovzniknutého elektronického dokumentu.
Zaručenou konverziou je konverzia s cieľom zachovania právnych účinkov pôvodného dokumentu a jeho použiteľnosti na právne úkony vykonaná postupom pre zaručenú konverziu, ktorý je uvedený v spomínanom zákone.

Pre vykonanie zaručenej konverzie je potrebné sa v aplikácii najprv prihlásiť.

Z listinnej podoby do elektronickej podoby

Postup konverzie z listinnej podoby do elektronickej podoby je stanovený paragrafom 36 zákona 305/2013, ako aj podrobnejšie vo vykonávacej vyhláške. Aplikácia tento postup dodržuje a pri konverzii je postup podobný ako pri podpisovaní dokumentu:

  • používateľ pridá (naskenované listinné) dokumenty pre zaručenú konverziu do zoznamu
  • aplikácia automaticky transformuje dokumenty tak, aby boli v súlade so štandardami informačných systémov verejnej správy (táto možnosť je predvolená)
  • používateľ si vyberie podpisový certifikát, ktorým bude vykonávať autorizáciu, prípadne zvolí výstupný adresár podľa svojho uváženia
  • pre každý dokument vytvorí osvedčovaciu doložku a autorizuje ju

Príprava dokumentu na autorizáciu

Voľba "Prejsť k autorizácii" je dostupná až po výbere podpisového (autorizačného) certifikátu. Aplikácia upozorní, ak vybratý certifikát nie je mandátny. Zdroj časových pečiatok musí mať organizácia nastavený na zdroj kvalifikovaných časových pečiatok (pri pláne STANDARD je toto zabezpečené automaticky, pri pláne PREMIUM si správca organizácie musí nastavenie zabezpečiť vo vlastnej réžii, keďže používa vlastný zdroj časových pečiatok).

screenshot
Vyplnenie osvedčovacej doložky

Osvedčovaciu doložku musí vyplniť oprávnená osoba (napr. advokát) skutočnými údajmi o dokumente. Časť údajov, je vyplnená automaticky aplikáciou na základe údajov dokumentu resp. z profilu prihláseného používateľa. Správnosť vyplnenia aplikácia kontroluje a pred samotnou autorizáciou upozorní na nesprávne alebo chýbajúce údaje.

screenshot
Autorizovaný, skonvertovaný dokument

Výsledkom konverzie je podpisový kontajner, ktorý obsahuje pôvodný dokument a osvedčovaciu doložku, ktoré sú spojené spoločnou autorizáciou. Osvedčovacia doložka samotná je v zmysle legislatívy umiestnená do dátového XML kontajnera. Všetky dokumenty je možné prezerať v pravej časti obrazovky, pričom pre osvedčovaciu doložku sú dostupné vizualizácie vo forme HTML a PDF, ktorý je vhodný pre tlač doložky.

screenshot
Vizualizácia osvedčovacej doložky vo formáte PDF

Na obrázku je osvedčovacia doložka vo formáte PDF otvorená v programe Adobe Acrobat Reader. Túto vizualizáciu je možné použiť pre tlač doložky.

screenshot
Práca so šablónou osvedč. doložky

V prípade opakovaných úkonov, resp. často konvertovaných typov súborov je vhodné si odložiť kombináciu textov, vpisovaných do osvedčovacej doložky. Po vyplnení údajov v osvedčovacej doložke je možné si takto vyplnenú doložku odložiť. Odkladanie sa vykoná formou uloženia XML súboru s názvom šablóny. Je potrebné si vybrať adresár, kde budete odkladať šablóny. pri výbere adresára na sieťovom disku, budú tieto šablóny prístupné aj pre sotatných používateľov v organizácii. Pri uložení na webové úložisko OneDrive, alebo podobné, mapované do lokálneho počítača, budú šablóny dostupné z rôznych počítačov. Pre použitie uloženej šablóny je potrebné použiť voľbu "načítať šablónu". Systém použije naposledy použitý adresár a ponúkne XML šablóny tam uložené. Po načítaní sa predplnia položky v Doložke.

screenshot

Z elektronickej podoby do listinnej podoby

Postup konverzie z elektronickej podoby do listinnej podoby je stanovený paragrafom 36 zákona 305/2013, ako aj podrobnejšie vo vykonávacej vyhláške. Aplikácia tento postup dodržuje a pri konverzii je postup podobný ako pri podpisovaní dokumentu:

  • používateľ pridá elektronické dokumenty pre zaručenú konverziu do zoznamu
  • aplikácia automaticky skontroluje podpis (autorizáciu) pridaných dokumentov
  • používateľ vyplní osvedčovaciu doložku a dokončí konverziu jej vytvorením a následnou tlačou

Príprava dokumentu na autorizáciu

Aplikácia automaticky skontroluje podpis (autorizáciu) na dokumente.

screenshot
Vyplnenie osvedčovacej doložky

Väčšinu údajov vyplní aplikácia, vrátane údajov o podpise v dokumente (autorizácii) a časových pečiatkach.

screenshot
Autorizovaný, skonvertovaný dokument

Výsledkom konverzie je osvedčovacia doložka vo formáte XML a štruktúre predpísanou príslušným elektronickým formulárom. Pre osvedčovaciu doložku sú dostupné vizualizácie vo forme HTML a PDF, ktorý je vhodný pre tlač doložky.

screenshot
Vizualizácia osvedčovacej doložky vo formáte PDF

Na obrázku je osvedčovacia doložka vo formáte PDF otvorená v programe Adobe Acrobat Reader. Túto vizualizáciu je možné použiť pre tlač doložky.

screenshot

Z elektronickej podoby do elektronickej podoby

Pre tento typ konverzie nie je v súčasnosti k dispozícii elektronický formulár resp. vyhláška a nie je zatiaľ implementovaná.

Portál

Portál (organizácie) je miesto, kde môže organizácia:

  • spravovať svojich používateľov,
  • nastaviť zdroj časových pečiatok,
  • prezerať vykonané úkony svojich používateľov.

Portál je ľahko prístupný z aplikácie výberom voľby "Stránka organizácie".

screenshot
Výber organizácie z podpisovej aplikácie

Organizáciu je možné vybrať pre tých, ktorý majú príslušnosť k viacerým organizáciám. Ak používateľ je príslušníkom viacerých organizácií, je možné si kliknúť v hornej lište na svoje meno a v rozbalenej ponuke vybrať výber organizácie. Po natiahnutí rolí z organizácie sa súčasne môže zmeniť vizáž podpisovej aplikície, ako aj portálu, v závislosti na tom, aké role v danej organizácii má aktuálny používateľ pridelené. Na následujúcom obrázku je zobrazná aplikácia pre používateľa organizácie v roli operátor zaučenej konverzie

screenshot
Role v organizácii

V systéme Podpisuj.sk v. 3.51 sú k dispozícii 3 role. Aplikácia pozná 3 Role:

  • Člen organizácie – základná rola umožňujúca hromadné podpisovanie a záznamy do histórie transacií organizácie. V portáli zase umožňuje prezerať historické záznamy transakcií. Pri správe organizácie stačí zaradiť používateľa do Organizácie
  • Operátor zaručenej Konverzie – rola umožňujúca naviac vykonávanie zaručenej konverzie. Je potrebné zakliknúť rolu pri používateľovi a uložiť. Toto môže urobiť iba správca organizácie
  • Správca organizácie – Umožnuje spravovať organizáciu – vytvárať a prideľovať používateľov do organizácie, meniť server časovývh pečiatok.
Zobrazená je základná rola člena organizácie.

screenshot
Účet používateľa

Po kliknutí na svoje meno v hornej lište podpisovej aplikácie a výbere položky môj účet, aplikácia odovzdá riadenie na portal.podpisuj.sk do obrazovky profile používateľa.

screenshot
Profil používateľa

Vrámci profilu používateľa je možné si zmeniť základné údaje, nahrať fotografiu, ktorá sa zobrazí v aplikácii, pozrieť členstvo v Organizáciách a pozrieť si aj roly v týchto organizáciách.

screenshot
Zmena Hesla používateľa

Systém je nastavený tak, že prihlasovacím menom je emailová adresa. Heslo sa dá zmeniť v profile používateľa. Takisto je tu možné nastaviť tajnú otázku s odpoveďou pre prípad zabudnutia hesla.

screenshot
Organizácie prihlaseného používateľa

Po vybratí voľby Organizácie sa zobrazí zoznam organizácii do ktorých bol používateľ priradený. Ak má prihlásený používateľ v aktuálne vybratej organizácii rolu Správca, môže priradiť k sebe, alebo k inému ppoužívateľovi inú organizáciu (základnú rolu, člen organizácie)

screenshot
Roly prihláseného používateľa

Po vybratí vošby Roly, sa zobrazí obrazovka so zoznamom ďalších rolí k všetkým organizáciám, kde je priradený. Ak má prihlásený používateľ rolu Správca. Môže aj na tomto mieste pridávať existujúcich používateľov do role operátora konverzie, alebo Správcu. Keď je používateľ členom viacerých organizácii, tak najprv pri pridávaní roly vyberie organizáciu a potom rolu ktorú v danej organizácii chce pridať. Ak je členom iba jednej organizácie, vyberá priamo rolu.

screenshot
Stránka Organizácie

Je to miesto – separátna aplikácia, portlet, určená na pohľad na organizáciu a jej údaje. Dostanete sa sem voľbou z menu aplikácie.

screenshot
Portlet Organizácie

Je obrazovka s vlastým menu organizácie, kde sa nachádzajú položky:

  • Organizáca – ak chce používateľ zmeniť obrazovku za ktorú sa sledujú transakcie
  • TSA Servery – správa servera časových pečiatok pre aktuálnu organizáciu.
  • Používatelia – správa používateľov Organizácie a ich rolí
  • Dokumenty a média – zatiaľ nepoužité. Pripravené na Archív dokumentov pre dlhodobé overovanie
  • Transakcie – filtrovateľná história transakcií za Organizáciu – táto položka je aktívna a vybratá keď sa zobrazí portlet Organizácie.

screenshot
Transakcie Organizácie

Nasledujúci obrázok ukazuje, čo je možné nájsť a ako je možné filtrovať zápisy s transakciami v portlete Organizácie.

screenshot
Filtrovanie transakcií Organizácie

Použitie filtra je jednoduché:

screenshot
Ľavá lišta portálu

ísť na sídlo - znamenaá sspustenie portletu vybratej organizácie.

screenshot
Správa používateľov organizácie

Popis v obrázku.

screenshot
Správa servera časových pečiatok

Pre plán PREMIUM je možné zadať vlastný server časových pečiatok. Musí sa však jednať o server časových pečiatok, ktorý umožňuje autentifikáciu pomocou mena a hesla, nie cez autentifikačnž certifikát.

screenshot
Výber Organizácie pre portlet

Výberom orgnaizácie sa portlet prepne a je možné spravovať používateľov, server časovej pečiatky a filtrovať Transakcie za vybratú organizáciu..

screenshot
Detail Transakcie Podpisu

Po kliku na linku v zozname transakcii je možné sa pozrieť na detailný záznam o transakcii

screenshot
Detail podpisovej transakcie

Po kliku na transakciu sa zdobrazí detailnejšia informácia o vykonanom podpise

screenshot
Detail Zaručenej konverzie

Po kliku na linku v zozname transakcii je možné sa pozrieť na detailný záznam o Zaručenej Konverzii vrátane detailu Osvedčovacej doložky.

screenshot